A folha de pagamento é uma das funções centrais do setor de Recursos Humanos.
Justamente por documentar todas as transações financeiras envolvidas na remuneração dos colaboradores e envolve muitos cálculos, impostos e noções de matemática, legislação e direitos trabalhistas.
Com tudo isso, cometer erros neste documento não é algo incomum, porém, pode gerar muitos prejuízos para o seu empreendimento.
Saiba quais são os erros e que devem ser evitados:
- Cálculos errados
São muitos percentuais que incidem sobre a remuneração dos profissionais.
Taxas de imposto de renda, benefícios, contribuição sindical, INSS, faltas, horas extras e adicionais são apenas alguns dos fatores que são considerados para você definir o salário do colaborador.
É comum que no momento de cálculo da folha algum número saia errado ou a faixa de desconto selecionada não seja a que condiz com a situação do trabalhador.
Isso ocorre principalmente nos casos em que a empresa faz o cálculo manualmente ou por meio de planilha.
- Enquadramento e categorias incorretos
Para cada categoria de trabalho (como indústria, comércio) há uma convenção coletiva diferente, ou seja, normas que são únicas para cada caso.
Se o preenchimento deste campo não é realizado corretamente, toda a folha de pagamento já fica comprometida, pois as normas observadas vão ser as de uma condição que não corresponde à do trabalhador.
É preciso além de importante colocar o colaborador no enquadramento adequado. Mesmo que seja um assalariado, uma pessoa jurídica, um freelance, dependendo do acordo realizado.
Falhas não podem ser aceitas, no enquadramento, pois além de ser prejudiciais quanto as categorias, já que as regras variam com cada situação, é fundamental estar atento aos detalhes.
- Não acompanhar as mudanças na corporação
Um erro muito comum cometido pelo setor de RH é o não acompanhamento da mudança de situação dos trabalhadores.
Muitas vezes, o profissional já se desligou da empresa e acaba recebendo uma remuneração indevida em sua conta, esse tipo de erro tem de ser evitado.
Em outros casos ocorrer também o recebimento de benefícios como vale-transporte e vale-alimentação no caso de afastamento, férias ou licenças. Tudo isso deve ser evitado.
Outra situação recorrente é quando o colaborador é promovido, mas recebe a remuneração anterior ou quando há um reajuste salarial e o departamento pessoal esquece de atualizar os dados.
Esses processos podem ser corrigidos, mas a custo de muito trabalho e desgaste, tanto para o empregado quanto para a empresa.
- Falhar na previsão dos custos
Muitas organizações controlam bem a folha de pagamento ao longo dos meses, mas não se preparam para o décimo terceiro.
Isso mostra uma grande deficiência no planejamento financeiro e pode gerar uma situação complicada. Afinal, é muito dispendioso ter que recorrer a empréstimos para pagar a remuneração de fim de ano dos contratados.
Nessas situações, os juros são muito elevados, o que pode prejudicar as finanças do seu negócio.
Em qualquer porte empresarial, é importante ter uma previsão de gastos para você não ter dificuldades com a gratificação de Natal.
Até mesmo porque este tipo de falha pode prejudicar também a imagem da sua corporação.
- Centralizar os dados em um só computador e em um só profissional
Deixar todos os dados da folha de pagamento em apenas um computador pode oferecer um risco muito alto para o seu empreendimento.
Se a máquina tiver algum defeito ou for invadida por vírus, todos os registros podem ser perdidos.
Para evitar esse tipo de problema, é fundamental fazer cópias e backups dos arquivos.
Outro grande risco é ter um profissional expert em contracheque e todos os outros membros do RH não conhecerem devidamente os processos da folha.
Se esse colaborador faltar ou se desligar da empresa, como os outros vão continuar?
Por isso, é importante que no departamento pessoal, um número maior de pessoas, estejam habilitados a lidar com este documento.
Para isso, é fundamental ter uma cultura de compartilhamento de conhecimentos.
- Não acompanhar as mudanças fiscais e da legislação
Não só a situação dos colaboradores muda constantemente.
A legislação trabalhista e fiscal está sempre sofrendo alterações. Muitos gestores de RH podem cometer erros por seguirem normas que já foram revisadas e atualizadas.
Isso pode gerar diversos problemas, como causas trabalhistas e o pagamento de multas.
Os profissionais dos Recursos Humanos precisam se manter atualizados sobre a situação fiscal do país e também sobre as normas da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) para evitar dificuldades nesta área.
Assim, sua empresa não tem que arcar com sanções.
Todos os erros presentes na folha de pagamento, em resumo, levam ao risco de o colaborador processar a empresa.
Posteriormente, existe o risco de não registrar as informações e prejudicar as finanças da empresa em questão.
Por fim, o melhor caminho é buscar por um escritório de contabilidade e que seja especializado nisso.
Ficou com dúvida? A VRS Assessoria Contábil, conta com um time de especialistas para auxiliar sua empresa com a folha de pagamento.
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