O Certificado Digital é o documento eletrônico cada vez mais necessário, tanto para pessoas físicas quanto jurídicas. Sendo, em alguns casos, obrigatório, e sem ele não é possível efetivar determinadas operações.
A legislação e a certificação digital
Para algumas empresas, o uso do Certificado Digital é obrigatório por lei.
A legislação nacional que trata do assunto pertence à ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas), que tem como fundamento principal a Medida Provisória 2.200-2, de 24/08/2001. Foi essa providência que criou o sistema nacional de Certificação Digital da ICP-Brasil.]
As empresas obrigadas ao uso do Certificado Digital
As empresas que seguem os regimes tributários de Lucro Real ou Lucro Presumido sem exceção, estão obrigadas a emitir NF-e, necessitando, portanto, do Certificado Digital.
A nota fiscal é obrigatória nas operações de venda de produtos que estão sujeitas à incidência do ICMS, o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços. O Certificado Digital e a autorização emitida pela Secretaria da Fazenda estadual garantem a validação da nota fiscal.
As empresas optantes pelo Lucro Presumido têm obrigação de emitir o Certificado Digital, pois a maior parte das declarações requeridas pela Receita Federal só pode ser efetuada por meio desse documento.
No caso das empresas optantes pelo Simples Nacional, antigamente não era obrigatório o uso do Certificado Digital. Mas, gradualmente, começou a ser exigida a utilização de tal solução.
Sequencialmente, para as empresas do Supersimples com mais de 10 funcionários, para empresas com mais de 8 funcionários e empresas com mais de 5 funcionários.
Em janeiro de 2017, o Certificado Digital tornou-se obrigatório para as empresas do Simples com mais de 3 empregados.
Com o auxílio do certificado, ficou mais fácil as pessoas jurídicas enviarem ao governo informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais.
No caso do MEI (Microempreendedor Individual), em alguns estados não é imprescindível a emissão de NF-e. Se o MEI se dispuser a emitir Nota Fiscal Eletrônica, deverá verificar se existe a necessidade de inscrição estadual para tal e se isso é permitido no estado em que atua.
As consequências para empresas obrigadas que não usarem Certificado Digital
Pessoa jurídica obrigada, que não utilizar o Certificado Digital ficará impedida de enviar as declarações das obrigações acessórias. Além disso, terá alguns transtornos, pois não poderá pagar os tributos exigidos por lei. A multa incidente é de 20% do tributo que não for declarado, sendo o valor mínimo correspondente a R$ 500,00.
No caso da emissão de notas fiscais eletrônicas, a multa será aplicada sobre o comprador — isso torna a conclusão de transações comerciais mais difícil para a empresa.
Uma empresa adotante do Simples Nacional, por exemplo, não poderá enviar informações por meio do documento chamado GFIP (que é o Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social) e do e-Social, ficando sujeita a sanções administrativas e multas.
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