A dificuldade de uma boa gestão de tempo é uma das principais queixas dos empresários brasileiros.
O resultado disso é a redução da produtividade e a ocorrência frequente de atrasos e cancelamentos de compromissos importantes. Esses problemas, além de prejudicarem o negócio, contribuem para o esgotamento mental e físico.
A gestão do tempo é uma prática que tem o objetivo de ajudar as pessoas a organizarem as suas atividades de maneira eficiente. No mundo corporativo, contribui para aumentar a produtividade dos colaboradores, reduzir o tempo necessário para a execução de cada tarefa e para aumentar os resultados financeiros.
Além disso, o bom gerenciamento do tempo ajuda os gestores a terem maior qualidade de vida. Isso porque, ao organizar melhor o seu tempo, os empresários têm maior êxito em cumprir os seus compromissos, o que contribui para a redução do estresse. Outros benefícios dessa prática são:
- Redução do retrabalho;
- Melhoria na reputação do profissional;
- Aumento do tempo livre;
- Minimização de atritos e problemas;
- Melhoria na eficiência e no desempenho.
Por esse motivo, preparamos algumas dicas para ajudar você a fazer um bom gerenciamento do seu tempo.
Delegue tarefas
Muitos empresários têm grande resistência em delegar as tarefas do seu negócio. Consequentemente, ao acumular várias atividades, podem perder prazos importantes para a empresa. Com isso, além da possibilidade de ocorrência de prejuízos financeiros, esse excesso de trabalho pode ser um grande fator de estresse.
Portanto, é importante que você tenha confiança nos profissionais da sua equipe.
Evite a procrastinação
A procrastinação é muito comum nos dias de hoje. Isso porque existem tantas distrações no mundo moderno — como redes sociais, mensagens, televisão etc. — que as pessoas costumam adiar a finalização de várias tarefas.
Porém, quando isso ocorre com frequência na sua empresa, é comum se observar a queda na produtividade. Portanto, é importante buscar formas de reduzir esse problema tanto no seu dia a dia de trabalho quanto no do da sua equipe. Algumas ações que podem ser adotadas são:
- Organizar os horários;
- Fazer um planejamento;
- Checklists;
- Bloquear estímulos externos;
- Criar metas;
- Ter um programa de recompensas;
- Priorizar tarefas importantes;
- Fazer cada tarefa na hora estipulada;
- Manter o ambiente organizado.
Defina deadlines
Deadline é um termo utilizado no universo corporativo que significa o limite estabelecido para a conclusão de uma atividade dentro de um cronograma. Ter prazos para concluir as suas atividades é muito importante para você conseguir gerenciar melhor o seu tempo. Dessa forma, é possível definir quais são as tarefas prioritárias e organizar melhor a sua agenda.
Portanto, converse com a sua equipe e defina quais são os deadlines adequados para cada atividade. Dessa forma, você e todos os seus colaboradores conseguem gerenciar o tempo com eficiência e alcançar melhores resultados.
Não faça muitas coisas ao mesmo tempo
Você costuma executar muitas tarefas simultaneamente? Saiba que esse hábito não é saudável e contribui para a má gestão do seu tempo. Isso porque com tantas atividades em andamento, é possível que você não consiga dar a atenção necessária para cada uma. Dessa forma, a tendência é a de que as tarefas não sejam executadas em sua totalidade ou que tenham uma qualidade inferior. Portanto, priorize aquela entrega mais importante primeiro e, apenas após concluí-la, dê início a outra.
Determine metas e objetivos
Para fazer um bom gerenciamento do seu tempo, é essencial determinar metas e objetivos de curto, médio e longo prazos. Dessa forma, você consegue mapear quais são as suas prioridades mais imediatas e adotar as ações necessárias para realizá-las.
Para isso, retire um tempo para pensar nas metas que você quer alcançar, escreva em algum lugar e planeje as ações que devem ser realizadas para que você consiga realizá-las.
Organize pausas
É fundamental fazer pausas estratégicas durante a sua rotina de trabalho. Por isso, além do tempo necessário para que você possa se alongar e descansar, realize pausas ao longo do dia para recuperar a sua disposição e criatividade.
Além disso, sempre que você sentir que está estagnado em alguma função, descanse um pouco e faça uma caminhada. Ao direcionar a sua mente para outras atividades, o raciocínio flui e você consegue encontrar a solução para os problemas.
Invista em ferramentas de organização de tarefas
Atualmente, existem várias ferramentas e sistemas especializados que podem ajudar você a organizar melhor o seu tempo. Algumas opções são:
- agendas;
- aplicativos de gerenciamento de projetos;
- apps de lembretes;
- programa de checklist de atividades;
- ferramentas de comunicação instantânea;
- softwares de edição e compartilhamento de conteúdo.
Portanto, avalie quais são as opções que podem facilitar o seu trabalho e passe a utilizá-las diariamente. Com certeza, você conseguirá organizar melhor o seu tempo e, ainda, ser mais produtivo. Além disso, essas soluções podem ajudar você a ter um melhor controle financeiro da sua empresa.
Como você pode perceber, uma boa gestão de tempo contribui para o aumento da produtividade e para o alcance de melhores resultados tanto na sua rotina de trabalho quanto na da sua empresa. Portanto, não deixe de investir em ferramentas que facilitem o seu dia a dia e que possam ajudar você a organizar melhor as suas atividades.
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